Sparer tid og penger med enklere innkjøp:
– Det var som å ta imot en bestilling uten bordnummer
Tallene var lenge et puslespill. Noen kom som leverandørutskrifter, noen på e-post og andre lå i egne portaler. Nå mener Anja Skjævestad i Heim-gruppen at hun har funnet løsningen.
Når bordene er dekket og kjøkkenet gjør seg klare for gjester, sitter Anja Skjævestad inne på bakrommet. Heim-gruppens Chief F&B Systems and Procurement Officer er ansvarlig for alt som kjøpes inn – fra øl og kjøtt, til matteutleie og gass.
For Skjævestad handler drift like mye om at tallene går opp som om at Heim er et godt sted for gjestene.
Og lenge manglet hun hele bildet. Skjævestad satt med tunge regneark og avsetninger som ofte ikke stemte med virkeligheten.
– Før var det som å ta imot en bestilling uten bordnummer. Du har informasjon, men ikke nok til å sette den på riktig sted, sier hun.
Samme problem på alle stedene
Heim-gruppen driver seks restauranter i ulike byer, med samme ambisjon om å gjøre best mulig innkjøp.
De visste at volumet kunne gi gode bonusuttellinger, men oversikten var for dårlig til å følge det opp i praksis.
Mat og drikke lå i ett system, non-food i et annet. Bonusen ble først synlig når kvartalet var over. Da var det for sent å gjøre endringer.
Men alt endret seg da innsiktsverktøyet fra NHO Reiseliv Innkjøpskjeden ble tatt i bruk. For første gang fikk Heim-gruppen se hele bildet – mat, drikke og non-food var samlet i ett og samme dashbord.
– Å ha tilgang til innsiktsverktøyet betyr at vi har mye mer data på alle de kjøpene vi gjør. Det gjør at det blir lett å se avvik og lettere å se hvor vi må gjøre endringer, sier Anja.
Hver måned kan hun se hvordan kjøpene fordeler seg, hvilke linjer som bygger bonus og hva som må justeres. Det gir både god kontroll underveis og i etterkant.
Dyre vaner
En av de første oppdagelsene de gjorde var hvor dyrt det kan være med gamle vaner.
Varelinjer som hadde vært med siden oppstarten i 2015, men som aldri hadde bygget bonus, dukket plutselig opp i oversikten.
– Vi oppdaget et par store linjer vi hadde kjøpt i årevis uten at de ga noe igjen. Det var bare å endre i handlelisten, og vi sparte masse penger, sier Skjævestad.
Nå bruker hun verktøyet i hverdagen, ikke bare for å sjekke status, men også som et aktivt beslutningsgrunnlag.
– Hver gang vi endrer menyene, eller når leverandørene skrur opp prisene, går vi inn for å se hva som lønner seg. Da ser vi raskt om vi kan bytte varer til avtaler som bygger bonus.
Det gjelder også for non-food. Alt fra internkontroller til gassflasker legges inn i oversikten. Mange små linjer summerer seg til store beløp når de samles i riktig avtale.
Heim-gruppen har fått ned kostnadene med det nye verktøyet. Men først og fremst spares det mye tid.
– Jeg har spart enormt mye. Før måtte jeg knote i Excel. Nå får jeg det jeg trenger med noen klikk. Og man trenger ikke være god på data for å bruke det. Det er laget veldig enkelt.
– Det gjør arbeidsdagen vår mye mer effektiv, og vi får mer tid til det vi liker best. Å være sammen med gjestene våre og de som jobber her.
