Enklere hverdag med nye Picasso-moduler

Ved bruk av en håndholdt PDA kan de ansatte både få oversikt over dagens gjøremål og oppdatere systemet etter hvert som oppgavene er utført. Dermed er det enkelt å følge med på status til det enkelte rom.

Techotel Picasso er et av de mest solgte styringssystemene for hoteller og restauranter i Skandinavia. Nå lanseres en rekke nyheter som skal bidra til å lette arbeidet med så vel booking, gjesteoppfølging og renhold for de ansatte ytterligere.

– Det er en kontinuerlig videreutvikling av Picasso og nyhetene er allerede ute på flere hoteller, men bestilles og aktiveres etter ønske fra hotellene, forteller daglig leder i Techotel Norge, Rune Rabo til Hotellmagasinet.

Han mener at de fleste funksjonene i Picasso kjennetegnes ved at de er intuitive og brukervennlige.

– Men behovene er ofte forskjellige fra hotell til hotell, sier han.

ONLINE

Stadig mer av kommunikasjon og bestilling kan skje online, og de nye og utvidede Picassomodulene omfatter blant annet online booking av rom og møtelokaler. Det samme gjelder for restaurant og bordbooking samt booking av bane, parkering, bil, utstyr og trening.

– De største forandringene for brukerne er at de kan markedsføre seg bedre, øke inntjeningen og få bedre arbeidsflyt. Gjesten behøver bare internettilgang, og trenger aldri å vente på at du skal ta telefonen. I tillegg er det et svært brukervennlig og enkelt system, forteller Rabo.

Skulle gjesten ha spesielle ønsker og behov i løpet av oppholdet, kan dette legges inn i systemet, være seg det gjelder ønske om en spesiell diett eller behov for ekstra hjelp. Systemet gir også mulighet for firma/ avdelingspålogging med egne priser og betingelser.

Når reservasjonen blir gjort, legger den seg straks inn i systemet, og blir bekreftet per mail eller sms.

– Flere av våre hoteller får i dag over 50 prosent av sine reservasjoner via nettet, forteller Rabo.

En annen nyhet for Picasso-brukerne er VIP-service-automater. Via disse kan man blant annet opprette reservasjon, sjekke inn, sjekke ut, betale med kredittkort, få utlevert nøkkelkort, foreta bordbestilling, bestille taxi, bane og bowling, samt hente diverse informasjon.

SMS-HILSEN

Techotel har også utviklet en ny SMS-tjeneste via Picasso, der man kan sende bekreftelser direkte fra ankomstlisten i Picasso til de besøkende, sende beskjeder til gjestene om for eksempel hva som står på dagens meny, og sende meldinger til gjester som har besøkt hotellet, med takk for oppholdet.

Det er også lagt inn Enirosøk i systemet. På den måten kan man slå opp gjestens adresse direkte i telefonkatalogen, i stedet for å skrive den inn manuelt.

OPPDATERE STATUS

Et Maintenance-Center med PDA tilknyttet Techotel Picasso skal gjøre det enklere å holde oversikt over hvilke oppgaver som venter den enkelte medarbeider, og oppdatere status etter hvert som jobben blir gjort.

Baktanken med denne håndholdte terminalen (PDA) er å sikre en rask og presis oppdatering av status på hotellets rom, hytter eller leiligheter, forteller Rabo.

Selve kommunikasjonen skjer via WLAN eller 3G og alt av statusoppdateringer og kommentarer som registreres, oppdateres direkte i Picasso. Systemet brukes ved at personalet logger seg inn på terminalen med en PIN-kode som er en unik identifikasjon av brukeren. Deretter vises en forhåndsoppsatt tabell over brukerens dagsoppgaver, samt eventuelle pop-ups for spesifikke gjøremål for medarbeideren.

KAN MÅLE EFFEKTIVITET

Sjekklisten består av korte definisjoner, men disse kan utvides ved et enkelt klikk for å få en mer detaljert beskrivelse av oppgaven. Medarbeideren utfører deretter disse, oppdaterer sin PDA og sender informasjonen direkte til Picasso, forklarer han.

Skulle det være nødvendig å registrere et rom som i ustand, vil brukeren fortløpende kunne oppdatere dette i sin terminal og deretter sende informasjon om avviket til riktig avdeling. I tillegg er det mulig å sende meldinger til og mellom alle som er pålogget systemet.

Ved å sette tidsstempel for når oppgaven påbegynnes og avsluttes, er det enkelt å føre effektivitetsstatistikk.

– Systemet har et meget enkelt grensesnitt slik at medarbeiderne hurtig kan sette seg inn i bruken av terminalen, sier han.

Stort sett alle funksjoner i Techotel Picasso blir laget med grunnlag i ønsker og bestillinger fra kundene og utviklet i samråd med brukerstedene.

De testes i flere faser og implementeres ved de bestillende brukerstedene, sier Rabo som mener at det er svært essensielt å videreutvikle systemene for å være først i konkurransen om økt service, bedre inntjening og mindre ressurser.