Krever stadig mer

De fleste hoteller baserer deler av driften på kurs og konferanse. Noen tilbyr små evenementer med kick-off og mottagelser, styremøter eller salgsmøter. Andre kan drifte større arrangementer med mange hundre deltagere. Mange har fleksible løsninger på kurs og konferanse og tilbyr det kunden vil ha, uansett om det betyr mange hundre gjester i flere døgn eller et styremøte for noen få personer.

Bjørn Runar Johansen har god kunnskap om hvordan et perfekt konferanse gjennomføres.

Et slikt hotell er Norges nest største, Clarion Hotel Royal Christiania i Oslo, med 508 hotellrom og 20 konferanserom av varierende størrelse.  Der leder Bjørn Runar Johansen konferanseavdelingen og drifter avviklingen av mellom 500 og 1000 konferanser i året. Avdelingen ser til at de ca. 20 000 konferansegjestene som besøker og bor på hotellet får den beste oppfølging. De arbeider mye med å få en riktig miks av gjester slik at de kan pakke hotellet på en optimal måte året igjennom.

Med seg i staben har han tre salgssjefer, to konsulenter og seks konferanseverter samt en egen bookingavdeling. Og ikke minst et kjøkken og en restaurantavdeling med kapasitet til å diske opp og servere gjestene, uansett antall, ønsker eller behov.

Den viktige maten

– For den jevne konferansedeltager er det først og fremst maten som er viktig, sier Johansen. Dårlig mat er fryktelig dårlig reklame for hotellet. Folk er opptatt av at det er høy kvalitet på det de får.

– Vårt konkrete fortrinn er hotellets lunsjbuffé. Den er anerkjent og vi tar hensyn til allergikere så vel som mennesker som kommer fra andre kulturer, sier han. Med den slipper vi å lage spesialmeny til disse gjestene siden buffeen alltid inneholder mat tilpasset forskjellige grupper.

Internasjonalt i buffeen

Et annen moment Johansen trekker fram er nordmenns stadig økende reisevirksomhet, vi opplever stadig større deler av verden og ikke minst opplever vi mattradisjoner fra andre land. Det gjenspeiles i hva man forventer å finne i restauranten på et hotell.

– Vi utvikler hele tiden matkonseptet vårt for å tilpasse oss gjestenes forventninger til hva som skal serveres. I den andre enden av skalaen finner vi de utenlandske gjestene, de vil gjerne ha typiske norske spesialiteter, forteller Johansen.

Han tror dessuten en lunsj på et storbyhotell fortoner seg annerledes enn på et høyfjellshotell.

– Maten forandrer seg med hvilken tilgang på råvarer man har, mener han.

Nye trender

Arrangørene har skyhøye forventninger til hotellet når de skal holde konferanse. Alt skal være på topp og alt må være på plass. Det forventes at hotellet skal være effektivt og profesjonelt. I dag har alle liten tid og det forventes at vertskapet skal ordne opp i det meste på veldig kort varsel. Det kan være uforutsette ting som teknisk behov man ikke var klar over på forhånd, eller svikt i det tekniske utstyret kunden selv har med. Andre utfordringer ligger i at folk skal overnatte uten å ha bestilt rom, eller at de ønsker middag. Dessuten er det en rekke ting som kan dukke opp underveis; folk har glemt ting eller trenger transport.

Sørg for at kunden blir fornøyd

– Det verste folk vet er å stå i kø. Folk HATER å måtte stå i kø for å hente seg kaffe, mat, sjekke inn eller ut eller for den saks skyld gå på toalettet, sier Johansen. Som vertskapshotell er det ytterst viktig med logistikken. Nøkkelen til et godt arrangement er svært god planlegging i forkant.

Bookingavdelingen bruker tid på å avdekke kundens behov til lokaliteter. Ved større konferanser holdes gjerne et planleggingsmøte i forkant. Da kan man planlegge logistikken og ikke minst komme med råd og veiledning som letter gjennomføringen. Man må ha god produktkjennskap til hotellet for å kunne gi kunden de beste råd.

– En fornøyd kunde er den beste faktoren til gjensalg, avslutter Bjørn Runar Johansen.

Kundene vet hva de vil ha

– Disse kriteriene går jeg etter når jeg booker lokaler for kurs og konferanser, sier Hanne Stenli i Samfunnsviteres fagforening.

- beliggenhet, som oftest ønskes sentral beliggenhet.

- at kurslokalet er lyst og luftig.

- at konferanselokalet har god plass rundt benkeradene og er lyst, ikke oppfattes trangt.

- at maten er god, helst koldtbord til lunsj og gjerne litt annen mat enn det mest tradisjonelle.

- at logistikken funker bra og at jeg som bestiller har god dialog og et godt samarbeid med hotellet/konferanselokalet.

- god service.

- at hotellet har en god atmosfære, og stilig interiør er jo alltid et pluss.

Jeg får selvfølgelig ikke oppfylt alle disse kriteriene hver gang, men jeg har mine favoritter selvfølgelig og bruker dem når de har kapasitet, avslutter Hanne Stenli.