Eventbyrå i medvind

Bak firmaet står de to partnerne Terje Baardseth og Lars Petter Hauglie.
- Jeg traff Terje tilfeldig. Vi fant tonen og tok en lunsj, forteller Hauglie.

Dette skjedde på slutten av 1999, og allerede i januar/februar året etter var de i gang med sin første jobb. I begynnelsen hadde de mange event-oppdrag, men innen lyd og lys var det tøffere. Til tross for en god start, viste konkurransen seg å være hard, og de to måtte bestemme seg for om de skulle brette opp ermene og tenke nytt, eller legge ned. Det endte med at de kvittet seg med lyd- og lysavdelingen, og i stedet satset 100% på event.

- Siden da har det vært et eventyr, forteller Hauglie.

Mye av Nordic Events aktiviteter skjer under åpen himmel, og her gjør deltakerne seg klar for en snescooter-tur i svenske Sälen. (Foto: Nordic Event)

I dag arrangerer Nordic Event alt fra kick-offs, seminarer, firmaturer og julebord til road-shows, som er blitt en viktig nisje. Utenfor lokalene på Årvoldskogen i Moss står Norges eneste promotruck, innkjøpt for formålet fra Tyskland. Men den vil neppe stå der lenge av gangen, etter som roadshowene går året rundt. Turene kan brukes til å promotere alle typer produkter, og blant de store kundene er Telenor og Canal Digital.

-Om sommeren besøker vi festivaler, campingplasser og andre knutepunkter med mye mennesker. Om vinteren er det kjøpesentere og vintersportssteder, sier han.

Allt planlegges og styres fra kontoret i Moss, men gutta har for lengst opparbeidet seg et omfattende og ekspanderende nettverk, av alt fra hoteller til artister og foredragsholdere så vel i inn- som i utland. Dette gjør det mulig å gjennomføre nesten hva det skal være av arrangementer etter kundens ønske. Mens en kunde trenger hjelp til å sy sammen en tur for en liten gruppe til Praha, skal en annen arrangere konferanse for flere hundre mennesker på Plaza. Blant årets store oppdrag er den offisielle åpningen av Aker Kværners nye praktbygg på Fornebu, stort kick-off med Shell, roadshow med Canal Digital og et messe-event for Robert Bosch.

For å kunne gi et godt tilbud og overleve i markedet, er det avgjørende med både god likviditet og solide avtaler. Og Nordic Event har en rekke tunge selskaper blant sine kunder. Men Hauglie trekker også frem medarbeiderne som i tillegg til den faste kjernen består av en 10-15 konsulenter rundt i landet som hyres inn etter behov. På grunn av forskjellig bakgrunn, sitter de ansatte til sammen på omfattende kunnskap og erfaringer som kan komme til nytte. Mens både Baardseth og Hauglie har bakgrunn som snekkere, og dermed har praktisk sans, har de andre ansatte blant annet erfaring fra hotell, restaurant, radio, teater og pyroteknikk. Én av dem er også kokk, og med seg hadde han sitt firma Son Catering, der Nordic Event nå har gått inn på eiersiden.

- Hver har sine ting de er gode på, understreker Hauglie.

De forskjellige konseptene utvikles i tett samarbeide med kunden, og prosessen går blant annet ut på å kartlegge hva kunden egentlig ønsker og hva som er hensikten med arrangementet, samt å finne frem til temaer. For å sy sammen et vellykket arrangement er det også nødvendig å vite litt mer om de som skal delta, som for eksempel hvem de er, snittalder, kjønnsfordeling osv. Erfaringen er at det meste lar seg gjennomføre.

Det varierer veldig hvor lang tid Nordic Event får på seg til å planlegge de forskjellige arrangementene. Mens noen kunder tar kontakt et halvt år i forveien, får de mye kortere tid på andre oppdrag. Kommer kunden sent på banen, sier det seg selv at det kan være en utfordring blant annet å få tak i nok hotellrom. Men å få på plass overnatting er imidlertid en sentral del av jobben, enten det gjelder et arrangement som skal finne sted i tilknytning til et hotell, eller man skal booke rom for et team som er ute på road-show. Uansett dreier det seg om mange overnattinger i løpet av et år.

Nordic Event har naturlig nok et utstrakt samarbeide med hotellene rundt forbi, men hvordan dette foregår varierer fra situasjon til situasjon. Ofte er selve hotellet eller beliggenheten en sentral del av konseptet, og legger føringer for hva slags aktiviteter som er naturlig å legge inn i programmet.

-Hoteller har ofte sin egen greie, men det er også mange hoteller som liker å få inn eventbyårer som kan tilføre nye løsninger og nye impulser, sier Hauglie.

Erfaringen tilsier at dette særlig gjelder dersom opplegget går over mer enn en dag. I mange tilfeller er det også naturlig å samarbeide med andre eventbyråer.

Hvordan det endelige arrangementet eller turen blir lagt opp, mener han i stor grad avhenger av kulturen i firmaet som er oppdragsgiver.

-Men det vi ser er at litt av ”luksusen” er på vei ut. Kundene setter pris på en tur på fjellet uten strøm og kanapéer.

Til gjengjeld er det gjerne en stemningsfull atmosfære og den sosiale opplevelsen som sitter igjen hos folk, og som blir husket.

Jobben i Nordic Event er på ingen måte en åtte til fire-jobb.

-Telefonen står på hele tiden, men vi har holdt på lenge, og prøver å koble ut litt. I stedet dytter vi de andre ansatte litt frem. Vi kan jo ikke være med på alt, sier Hauglie.

Den harde jobbingen har imidlertid gitt avkastning. Ikke bare har han en variert jobb han stortrives med, men selskapet gjør det også meget godt. For tredje året på rad ble Nordic Event i 2007 kåret til gasellebedrift i Dagens Næringsliv, den siste gangen som nummer tre i Østfold. For å havne på listen må man blant annet minst ha doblet omsetningen over fire år, og ha hatt en omsetning på over én million kroner i løpet av det første året.