Våre profilerte samarbeidspartnere
Runwell lanserer nye verktøy mot dokument-kaos
Den norske programvareleverandøren Runwell lanserer «Docs og Files», to verktøy som skal sentralisere og automatisere dokumenthåndtering for hotell- og restaurantkjeder.
Utdaterte personalhåndbøker, internkontroll i perm på kjøkkenet og usikkerheten rundt om alle har fått med seg de siste brannrutinene, er kjente utfordringer for mange driftssteder i serverings- og overnattingsbransjen.
For å løse dette lanserer nå den norske driftsplattformen Runwell to nye verktøy, kalt «Docs og Files».
I en pressemelding skriver Runwell at ambisjonen er å gi virksomheter en enklere måte å opprette, oppdatere og administrere dokumentasjon sentralt, slik at gjeldende versjon alltid er tilgjengelig for de ansatte.
– Når en kritisk rutine endres, skal ikke hovedkontoret måtte håpe at alle har fått den med seg. Riktig versjon skal være på plass med en gang. Det høres selvsagt ut, men slik fungerer det ikke i dag. Det er det vi endrer med «Docs og Files», sier daglig leder Harald Lønning i Runwell.
Sentraliserer filstyringen
Den ene delen av nylanseringen er Runwell Files, et system utviklet for å samle, organisere og dele alt av virksomhetens dokumentasjon.
Systemet gir ledere mulighet til å styre hvem som skal ha tilgang til ulike filer og mapper.
En sentral funksjon er muligheten for å kreve lesebekreftelse for viktige dokumenter. Dette skal gjøre det enklere å inkludere dokumentasjon som en kontrollert del av opplæringsløpet, der avdelingsledere eller driftssjef kan følge med på hvem som har lest og bekreftet kritiske rutiner.
«Levende dokumenter»
Den andre nyheten, Runwell Docs, er et skriveverktøy der virksomheten kan opprette og redigere dokumenter som oppskrifter, IK Mat-prosedyrer og personalhåndbøker direkte i plattformen.
Den viktigste funksjonaliteten er det selskapet kaller «levende dokumenter». Dette innebærer at dokumentene oppdaterer seg i sanntid. Hvis informasjon som er knyttet til for eksempel en nøkkelperson, en rutine eller en risikovurdering endres ett sted i systemet, vil denne informasjonen automatisk oppdateres i alle dokumenter der den er i bruk.
Målet er å sikre at de ansatte kan stole på at informasjonen de til enhver tid finner, er korrekt og gjeldende.
– Bransjen har altfor lenge akseptert at dokumentasjon betyr permer, utdaterte PDF-er og manuelt arbeid. Vi mener hele premisset er feil. Dokumentasjon skal være levende, alltid oppdatert og tilgjengelig når du trenger den. Det er den fremtiden vi bygger Runwell for, sier Lønning.
Skreddersydd for kjeder
Videre opplyser Runwell at de har skreddersydd systemet for kjeder med flere lokasjoner. «Docs og Files»» er designet for å fungere på tvers av hele organisasjonen. Fra hovedkontoret kan man publisere dokumenter og maler til alle, eller til utvalgte lokasjoner. Det kan også stilles krav til hva som skal lastes opp lokalt, med mulighet for å følge med på hvilke steder som har levert den nødvendige dokumentasjonen.
Oppdateringen inkluderer også et «Template Center», som er et bibliotek med ferdige dokumentmaler for å hjelpe bedrifter med å komme raskere i gang med systematiseringen.
