Møtes i alle rom

Hotellet har ikke vært i drift i mer enn to år, og har allerede befestet seg grundig i markedet. Det kommer av flere ting; hotellet er lokalisert i det absolutte smørøyet for dagens møteorganisering. Kun en bitteliten spasertur fra ankomsthallen på Gardermoen. Og skulle det mot formodning ikke være møterom å oppdrive i herberget, vet ledelsen råd. Da sendes gjestene til Radisson Blu Airport Hotel på andre siden av terminalbygget. De to hotellene deler både bookingavdeling og enkelte ledelsesfunksjoner. En av dem heter Monika Holen og innehar stilling som salgs- og markedsdirektør for begge hotellene.

Glødende engasjert

– Dette hotellet er som et pulserende hjerte, svarer markedsdirektøren på vårt spørsmål om ikke et hotell med intet mindre enn 46 møterom kan fremstå som en møtemaskin.

– Absolutt ikke, repliserer hun, hver og en av gjestene skal bli sett.

Nettopp dette er med på å befeste kundelojaliteten. Og det skal man ikke kimse av, verken kunder eller hotellansatte. Det er mye som skal klaffe for at gjestens kursopphold skal bli vellykket. Park Inn by Radisson nyter godt av location, service og produkt. Ikke minst det siste, vil nok Holen fremheve. Her er det åpent, lekent og fargerikt. Og med hotellets motto Yes I can er service grundig satt i første rekke.

Veiledende booking

En faktor som ser ut til å være med på å høyne både hotellets møtefrekvens og hvor vellykket møtet blir for kunden, er bookingavdelingens oppbygging. Her jobber det 12 personer som betjener både Park Inn by Radisson og Radisson Blu.

– Bookingavdelingens medarbeidere er ikke bare ordremottakere, de er heller konsulenter som rådgir og veileder kundene. Denne funksjonen er viktig for gjestene, og utrolig viktig for resten av hotellet. Bookingavdelingen sjekker de ut hvilke type arrangement det dreier seg om, trenger gruppen tilgang til roligere arealer, skal de ha gruppearbeid, hvor stor er gruppen, skal de overnatte, hva tenker de om mat? Når ønsker de å spise lunsj? Hotellet har to bordsettinger og langt de fleste ønsker å spise kl 12. (Hotellet serverer kl 11.30 og kl 13.00) Derfor må man tidlig ha dialog med gjestene slik at de kan planlegge sin agenda ut i fra dette.  Trengs det noe ekstra på ettermiddagen ved en eventuell tidlig lunsj? Det er viktig å være tidlig ute med planleggingen, men hotellet ser at alt stadig går raskere og at de får inn mange bestillinger på kort varsel.

Superlav terskel

Deretter er det oppfølging i forhold til riktig antall personer, navnelister osv, sier Holen. Email er et viktig arbeidsverktøy, og kursbestillerne kan i høy grad selv velge form på kommunikasjonen. Samtidig er det viktig at terskelen for å ta en oppklarende telefon skal være ytterst lav.

– Det er viktig at de vet at vi har kontroll. Vi trener og følger opp de ansatte; de er gjennom mange ”harde” runder med trening. Det er kjempeviktig at de vet hvordan de skal håndtere kundene, sier hun.

Golden minutes

Noe som er svært viktig, er hotellets golden minutes. Det går i korthet ut på at hotell og møteleder har en liten gjennomgang av dagen i forkant av møtet. Dette fungerer både som en kvalitetskontroll og som en mulighet til å finne ut om det er flere eller andre ting som trengs til arrangementet.

Særlig siden møteleder ofte kan være en annen person enn den som bestilte møtet. Da er spørsmålene; Dette har vi notert, stemmer det? På den måten kan vi avdekke eventuelle misforståelser, og snu på helen hvis det er noe som må forandres.

Unngå å sovne

Maten er en ekstremt viktig faktor på møter og konferanser. Men det er ofte et stort men, konsentrasjonsnivået synker betraktelig etter lunsj og det er verken møtedeltageren, møteholderen eller hotellet særlig fornøyd med. Hvis deltageren føler de ikke får gjort det de skal etter lunsj, har møtet egentlig ikke vært så veldig vellykket. Hotellet vet råd, og effektive grep er tatt.

Det er satt sammen en buffet som bidrar til å holde blodsukkeret på et jevnt og stabilt nivå, for nettopp å hindre at møtedeltagerne sovner etter lunsj.  Lunsjbuffeten inneholder mye fisk og grønt, samtidig som det er svært lite søtt å få. Pausematen er lagt opp på samme måte med en stor overvekt at frukt, grønt og nøtter.

– Men at enkelte gjester overspiser, kan vi ikke få gjort så mye med, sier Holen med et smil.

Hotellmøtet

Park Inn by Radisson  har en klar overvekt av små og mellomstore møterom, men kan ta grupper opp til 180 personer. Det finnes flere forskjellige typer rom hvor stoler og bord varierer.

– Vi kan ha 40 forskjellige firmaer her på samme dag, sier Holen og fremholder at færre større grupper ikke nødvendigvis betyr mindre arbeid.

– Vi er bygget for å ta mange møter og har et smooth maskineri, sier hun.

En gang i uken samles alle fra driftsavdeling, resepsjon, booking, kjøkken, restaurant, kurs & konferanseavdeling samt hotelldirektøren, for å gå gjennom den kommende uken.

Det er viktig at alle vet hva som foregår på huset. På disse møtene går de gjennom arrangementene, ser etter om det er noe som mangler og gjør oppmerksom på om det er gjester med ønsker utover normalen. Hotellet ser at mange av kundene gjerne vil ha det samme; de vil komme om morgenen, møte en hyggelig hotellansatt,  ha et møterom med avtalt AV-utstyr tilgjengelig, unngå lange køer i lunsjen, møterommet skal være ryddet når de kommer tilbake, kaffe etc skal være tilgjengelig i pauser. Og når de i tillegg møtes med  smil og service, må det bli suksess! 

Main Image:

Thumbnail Image: