En dag på konferansehotellet

Thon Hotel Opera i Oslo har ca 200 konferansegjester hver dag. På årsbasis dreier det seg om nærmere 70000 mennesker som skal tas hånd om på beste vis. Hotellet har 13 større og mindre konferanserom og saler til disposisjon.

Olanma skal ut med et brett rundstykker som er levert litt forsinket. Hun håper at gjestene ikke blir for sure. Eleni fyller melk i alle melkemuggene.

Vi fikk følge konferansevertene Eleni Kartalias og Olanma Okeke på jobb en helt vanlig dag. Det ble en dag med stort fokus på service og utpreget omsorg for de små detaljer. Kaffe og vann til rett tid, noen skulle ha frukt eller grønsaks-dip, andre skulle ha kaker, en gruppe fra Mills merkevareavdeling fikk rundstykker til frokost. Litt forsinket, men ble lykkelige da de fikk majones til maten.

– Det er visst en egen vitenskap for kjøkkenet, det der med rundstykker, sukker restaurantsjef Henning Olsen.

Sjekker og dobbeltsjekker

Alle konferanserommene blir klargjort av andrevakten kvelden før. Det ligger penner, papir og et par drops på hver plass. Før gjestene kommer sjekker jentene alt teknisk utstyr, slår på lys og rydder på de rommene hvor folk satt utover kvelden i går.

Hver nye gruppe som kommer ønskes velkommen, blir forklart hvordan de tekniske innretningene virker, jentene opplyser om nøkkelkort og telefon og hvordan gjestene kan få tak i vertene hvis det er noe de trenger. Og de sjekker at antall personer til lunsj er det samme antallet som er bestilt. Konferanserommene ligger i forskjellige etasjer, og på sin vei gjennom hotellet plukker de med seg brukte kaffekopper, setter stoler på plass og kaster søppel. Alle er ansvarlig for at hotellet er presentabelt til enhver tid.

Rutiner for det uforutsette

Klokken halv ti er alle gjester på plass, de har drukket kaffe med og uten melk og de har knasket frukt og gomlet kaker. Nå er det tid for bonging og kontroll av bestillinger. Det gjelder å ha gode rutiner for betaling, dessuten er det høyst forskjellig hvordan kundene ønsker å gjøre opp. Noen vil ha tilsendt regning, andre betaler kontant. Det blir som gjesten vil, uansett.

Ikke minst trengs det tid for alt det andre. Denne formiddagen består det av en gjest som trenger å skrive ut et dokument og som lurer på hvordan man kommer seg til besøkssenteret på den nye operaen med bil. Tre svært stressede herrer kommer innom og må ha et møterom – nå! Det blir ordnet på flekken. Noen fra operaen vil gjerne sitte i restauranten å prate litt - før den åpner. Der får servitørene briefing på dagens lunsjgjester, hvor mange som kommer og hvem som tar hånd om det enkelte selskap.

Fra Flagstadsalen runger latteren, bilgutta fra Møllergruppen går til gruppearbeid og ute skinner sola på Operaen.