Øvelse gjør mester

«Deres hus og hoteller brenner». Alle som har spilt Monopol vet at dette kortet kan være ensbetydende med konkurs, og bokstavelig talt et sviende nederlag.

For ansatte i hotellbransjen er derimot ikke den overnevnte setningen kun en ubehagelig ingrediens i et hyggelig familiespill. Det er den aller største frykten. Én ting er om bygget er forsikret – eller assurert som det heter i spillet -  noe helt annet er det dersom menneskeliv settes i fare, eller verste fall, går tapt.

Er du som leser dette sikker på at ditt hotell har tatt alle nødvendige forhåndsregler og har gode nok rutiner til å håndtere situasjonen dersom Monopol-marerittet blir virkelighet?

En aktør i bransjen for brannkurs og øvelser, mener det er langt fra alle norske hoteller som kan svare ja på spørsmålene over. I arbeidet med denne saken har vi tatt kontakt med flere aktører innen brannsikring og kursing. Det er ingen som vil fronte kritikken. Det som imidlertid synes klart, er at flere mener at opplæringen som bedrives på hotellene i mange tilfeller er for dårlig og at det er et problem at hotellkjedenes hovedkontor gir tydelige føringer for hvordan brannvernopplæring skal utøves på det enkelte hotell. Det er en oppfatning som slett ikke deles av hotellkjedene selv.

Ingen fasit

Men hva er god opplæring? Det finnes ingen eksakt og detaljert fasit på hvordan brannvernopplæring og brannøvelser skal gjennomføres ved hotellene i Norge, men Forskrift om brannforebyggende gir noen retningslinjer. Faktorer som avgjør hvordan brannvernopplæringen skal innrettes kan også variere ved de enkelte hotell med tanke på bygningens tekniske installasjoner, instruksverk, organisering etc. Ifølge en av brannvernleverandørene kommer det stadige reaksjoner og bekymringer fra norske hotelldirektører om hvordan dette løses i praksis.

DERES HUS OG HOTELLER BRENNER: Det gamle klassiske Monopol-kortet er dessverre høyst aktuelt.

– Det er fra enkelte hotelldirektører og resepsjonister uttrykt bekymring for at kurssammensetningen er for kort og vag i forhold til de brannvernopplæringsbehov som reelt er gjeldende i deres hotellorganisasjon. Det fremkommer også at leverandørene simpelthen ikke har den nødvendige kunnskap om vår bransje til å gi adekvate kurs og øvelser, sier brannvernleverandøren.

For lite opplæring

Særlig gjelder dette for resepsjonistene som må innrette sin beredskapstenkning forskjellig for eksempel når det gjelder dag- og nattvakt, der risikoforholdene varierer sterkt. En rekke hoteller har utvist bekymring, særlig fra resepsjonistenes side, når branninstruktørene ikke kan gi konkrete svar på forholdsvis enkle problemstillinger, og heller svarer «det må virksomheten selv avgjøre etter en risikovurdering.»

Et annet problem det pekes på er at den enkelt kursholder ikke evner, eller er betalt for, å sette seg inn i det enkelte hotell og dets instruksverk.

Flere kurstilbydere vi har vært i kontakt med sier normalen for en kurs på et hotell ligger fra tre til seks timer. Er det nok? Ikke ifølge leverandøren.

– En hotellorganisasjon, uansett størrelse og utforming, er i behov av langt mer enn tre-fire timer teoretisk opplæring med brannøvelse for å få dette til. Dersom man inkluderer en brannøvelse i denne tidsrammen har ikke beslutningstakerne i hotellkjeden eller på det enkelte hotell fullt ut forstått gjeldende krav i forskriften. Det kan hende at leverandøren av brannvernopplæringen forstår dette, men likevel føyer seg etter hva kunden ønsker uten å komme med korrigerende argumenter i frykt for å miste oppdraget.

Pålegges egne instrukser

I tillegg til å peke på manglende opplæring, uttrykkes det også bekymring for at enkelte hotellers egne rutiner kan få katastrofale følger om en brann oppstår.

– Det er ved en del overnattingssteder i instruks og gjennom opplæring gjort kjent at resepsjonisten ikke skal respondere på brannalarm dersom resepsjonisten er helt alene på vakt i hotellet. Dette kan for eksempel være om natten eller søndag kveld. Resepsjonisten, eller personen på vakt, skal ifølge instruksverk og opplæring ved enkelte hoteller oppholde seg i resepsjonsområdet for å ta imot brannvesenet med gjestelister etc., samt gi informasjon til gjestene som måtte komme til resepsjonen.

Slik Hotell & restaurantmagasinet forstår dette, betyr det altså at vaktordningen på disse overnattingsstedene ikke skal respondere på brannalarm om vaktordningen er alene i hotellet.

Er det nok?

Det er selvsagt ingen som skal utsette seg for urimelig fare. Men bør ikke kompetansen til de ansatte og deres egen risikoanalyse, stå i forhold til de instrukser og rutiner som virksomheten til enhver tid har?

Sagt litt enklere: Må det ikke forventes at de ansatte skal ha tilstrekkelig opplæring og trening i å håndtere en brann- og brannalarmsituasjon til både å ikke utsette seg for urimelig fare, men på samme tid være kompetent nok til å være i stand til bl.a. å redde liv der det er mulig? Er tre-fire timers kursing med en ekstern leverandør, samt eventuelle interne rutiner, nok til å sørge for dette?

Hvem har ansvaret?

Det er i stor grad hotellkjedenes hovedkontor som har ansvaret for å fremskaffe en leverandør til kjedens hoteller hva gjelder brannvernopplæring og brannøvelser. Men hvem har ansvaret hvis brannvernopplæringen og brannøvelsene ikke holder mål? Nei, det er ikke hovedkontoret. Ifølge Forskrift om brannforebygging er det eieren og brukeren av et byggverk, altså hotelldirektøren.

Og det er alvorlig om noe skulle skje. Velger hotelldirektøren ukritisk å akseptere føringer gitt av hotellkjedens hovedkontor, samt innholdet i brannvernleverandørens kurs og øvelser, så er det verdt å presisere at direktøren selv kan sitte igjen med det meste av ansvaret.

Så hva kan direktøren gjøre dersom han/hun forstår at opplæringen og øvelsene ikke holder mål? Være lojal mot sin kjede eller eier? Nei, spørsmålet er ikke hva man kan gjøre, men hva man skal gjøre.

– Siden direktøren har et virksomhetsansvar har ikke denne annet valg enn å endre sine instrukser, opplæring og øvelser til å være i overensstemmelse med krav i det til enhver tid gjeldende lovverk. Også i tilfeller hvor det strider mot retningslinjer gitt av hotellkjedens hovedkontor, sier aktøren.

Dette er også underbygget i de nye forskriftene fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap som trådte i kraft 1. januar i år. Der heter det blant annet om brukeren av byggets plikter: «Den som har rett til å bruke et byggverk skal ved forhold som vesentlig reduserer brannsikkerheten, straks gjennomføre ekstraordinære tiltak inntil risikoen er normalisert.

Uvitenhet

Én av svært få aktører som vi prate åpent med Hotell & restaurantmagasinet er NOHA. Bedriften driver med salg og service av brannsikkerhetsutstyr og Roar Leithe kjenner seg igjen i noe av kritikken mot rutinene hotellene har.

– Om vi finner avvik har jeg inntrykk av at det først og fremst kommer av uvitenhet, fremfor et bevisst ønske om å spare penger. Derfor opplever vi stort sett en god tone når vi forklarer hvilke forskrifter og krav som gjelder, sier Leithe.

Vi konfronterer han med opplysningene vi har fått om at enkelte aktører i bransjen ikke tar oppdraget sitt alvorlig nok.

– Vi ser det er store forskjeller inne næringen, men jeg har ingen grunnlag for å si at de ikke forholder seg til regler og forskrifter. Når det gjelder kunder, så kan det hos enkelte være vanskeligere å nå frem med budskapet, Vi har ikke myndighet til å pålegge dem noe, men vi informerer gjerne kunden på et faglig grunnlag.

Er den informasjonen kritisk, så kan responsen variere.

– Ja, de kan variere. I utgangspunktet vil jeg si at den er positiv og at de har forståelse for våre meninger. Det er ikke dermed sagt at det handler deretter, sier Leithe.

Han avslutter med en spørrende oppfordring.

– Hotellene reklamerer gjerne med at de har gode madrasser og at «hos oss sover du godt». Hvorfor kan de ikke heller reklamere med at «hos oss sover du trygt»?

Hva sier kjedene?

Vi har tatt kontakt med ledelsen i de fire største hotellkjedene her til lands med følgende spørsmål om brannsikkerhet og opplæring:
1. Er det kjedestyrt hvem som fremskaffer leverandør av brannvernopplæring og brannøvelser hos dere?
2. Hvis ja, hvem er valgt hos dere og hvilke kriterier er lagt til grunn?
3. Har dere en felles brannvernplan for deres hoteller eller vil dette i stor grad variere fra hotell til hotell?
4. Hvis denne brannvernplanen eller innholdet i den (opplæring/øvelser) ikke holder mål, hvem har da ansvaret? Hovedkontoret som har bestilt varen, byggeier eller den enkelte hotelldirektør?
5. En tenkt scenario: En hotelldirektør i NC opplever at kjedens opplever at opplæringen/øvelsene ikke holder mål. Hvordan ønsker du at vedkommende skal agere?

Nordic Choice, ved adm. Dir. Torgeir Silseth:

1. Nordic Choice Hotels har en rammeavtale med Anticimex Norge og Sverige på brannopplæring. Avtalen ble inngått oktober 2014. Alle våre drift-hotell innlemmes automatisk i denne avtalen.

2. Vi hadde fire ulike leverandører på anbud. Anticimex ble valgt på bakgrunn av flere ting;
- Gode og relevante referanser.
- De tilbyr i dag brannopplæring for andre store aktører. Eks; OUS, UiO samt Vestre Viken helseforetak. Årlig kurser Anticimex inntil 50.000 personer innen brannsikkerhet.
- Erfarne instruktører/ kursholdere
- Skreddersyr opplæringsprogram for det enkelte hotell
- Kunne tilby gode praktiske slukkeøvelser; både av vann og ild. I tillegg til øvelse av evakuering av hotell og gjester.
- Tilbyr brannopplæring i både Norge og Sverige
- Kunne tilby en liten gruppe instruktører som danner seg erfaring om kunnskap om hotellene.

Pris var underordnet i denne prosessen. Det viktigste for oss var å finne en langsiktig og dyktig samarbeidspartner som sikrer høy kompetanse innen brannsikkerhet hos våre ansatte. Aktørene vi snakket med lå på omtrent samme prisnivå.

3. Vi har en felles opplæringsplan for alle drifts-hotell. I forkant av kurset blir kursinnholdet gått igjennom av Anticimex og brannansvarlig på hotellet. Undervisningen blir deretter skreddersydd etter hotellets behov. Kursinnhold og agenda godkjennes av hotellet/ brannvernansvarlig i forkant av kurset. Brannvernplanen som inneholder flere ulike elementer er naturligvis tilpasset det enkelte hotell.

4. NCH HK er ansvarlig for selve avtalen og innholdet i den. Anticimex er ansvarlig for å levere kursinnhold iht. avtalen og etter gjeldende forskrifter.

5. Dersom en hotelldirektør opplever at de ikke har fått ønsket utbytte av opplæringen, tar han/hun kontakt med hovedkontoret, som igjen tar kontakt med Anticimex. Anticimex tilbyr da kostnadsfritt et nytt kurs. Etter hvert kurs gjennomføres en evaluering gjennom QuestBack. Rapporten fra de siste hotellene som har hatt opplæring viser at 62,5% av deltagerne var svært tilfreds med kursinnholdet og 35,4% svarer at de var tilfreds.  Når det gjelder kursholders kompetanse var 72,9%  svært tilfreds og 28.8%  tilfreds.

Thon, ved Tor Ivar Nordheim, Avdelingsleder brann & sikkerhet/Thon Bygg AS:

1. Thon Bygg har det overordnede brannansvaret for OTG sine eiendommer. De har det faglige ansvaret både teoretiske og praktisk, og er en rådgivende part ift det brannforebyggende. Alle ansatte på hotellene skal årlig gjennomgå grunnleggende brannkurs ( e-læring). Kurset repeteres årlig. Ingen blir ansatt før de har gjennomgått et grunnleggende kurs.  Antall kurs og type kurs avhenger av hvilken type stilling den ansatte har i hotellet. E-læring avsluttes med en avsluttende «eksamen». I tillegg skal det årlig utføres minst en praktisk øvelse. Det er hotellets direktør som er hotellets HMS-ansvarlig og har ansvaret for oppfølging av kurser, øvelser og oppfølging av det brannforebyggende arbeide.

2. Olav Thon gruppen har i dag samarbeide med PID-Solutions på kursing. De leverer også et elektronisk brannboksystem som ivaretar dokumentasjon, opplæring, og avvikshåndtering. Økonomien i dette er underordnet. Vi er opptatt av å kunne drive brannforebyggende arbeide iht til de lover og forskrifter som til enhver tid gjelder.

3. OTG har et overordnet mål for sitt HMS- & brannvernarbeide. Hotellene har ansvar for å følge opp dette, samt at de har ansvaret for å lage en lokal mål- & strategiplan, handlingsplan, instrukser og risikoanalyse for hotellet. Hotellet har også ansvaret for å følge opp dokumentasjon for opplæring, følge opp avvik samt drive avvikshåndtering.

4. Hvis denne brannvernplanen eller innholdet i den (opplæring/øvelser) ikke holder mål, hvem har da ansvaret? Hovedkontoret som har bestilt varen, byggeier eller den enkelte hotelldirektør? Thon Bygg har ansvaret for det faglige vedr øvelser/opplæring. Innhold og opplegg tas opp i fora og møter, og er gjenstand for mulig endringer. Dette tilbakemeldes til Thon Bygg, aller helst gjennom avvikshåndteringssystemet.

5. En øvelse/opplæring som ikke svarer til våre forventninger skal tilbakemeldes til Thon Bygg som har det faglige ansvaret. Dette meldes opp gjennom avvikshåndteringssystemet.

Rezidor, ved Paul Moxness, Vice President Corporate Safety & Security i Rezidor Hotel Group:

– Vår førsteprioritet er sikkerheten til våre gjester og medarbeidere. Vi jobber kontinuerlig for å sikre at hotellene har et høyt sikkerhetsnivå, blant annet gjennom å implementere oppdatert sikkerhetsutstyr, utvikle tydelige planverk og ha øvelser. 

Vi driver hoteller i mer enn 80 land og det vil derfor ikke være mulig å ha én sentralisert avtale. Hver hotell har derfor sin egen plan. Hovedkontoret bistår med maler, planverk og veiledning i hvordan hotellene best kan organisere sine treninger og øvelser, men fordi det er store variasjoner mellom hotellene når det gjelder plassering av hotellene, tilgjengelighet og responstid knyttet til infrastrukturen, intern organisering osv., er det nødvendig at hvert hotell utvikler sin egen, skreddersydde plan som dekker deres behov lokalt. Dersom General Manager ved et hotell mener den lokale planen ikke holder mål, oppfordres den enkelte til å kontakte hovedkontoret som bistår dem i å finne en bedre løsning.

Rezidor skriver også at de har en samarbeidsavtale med Safehotels og satset dermed enda mer på trygghets- og sikkerhetsprogrammer for sine hoteller verden over. I sertifiseringen inngår blant annet krav om oppdatering av sikkerhetsprosedyrer, gjennomgang av sikkerhetsrutiner, kriseberedskap og vedlikehold, samt forebyggende sikkerhetstiltak og bevisstgjøring av de ansatte på områder som brannsikkerhet og førstehjelp.

Scandic, ved administrerende direktør Svein Arild Steen-Mevold:

1. Ja, det er styrt fra hovedkontoret i Sverige på grunnlag av vårt sikkerhetsopplegg, sikkerhetsmanual etc.

2. Firesafe og Securitas. Scandic har en egen E-learning som er obligatorisk for alle ansatte. Det er grunnlaget for hvordan vi gjennomfører vår opplæring og øvelser.

Siden Scandic finnes over hele Norge, og vi ønsker at alle skal få samme informasjon og opplegg uansett hvor øvelsene skjer, har vi også et krav til leverandøren at de ikke kan ha for mange ulike instruktører. Da reduserer vi sjansen for at informasjon eller oppdateringer som kommer sentralt fra ikke blir videreformidlet. Vi har en stor fleksibilitet i vår opplæring slik at vi kjapt kan oppdatere eller snakke om aktuelle hendelser som er viktige for Scandic. Våre eksterne instruktører må også gjennomgå vår Safety E-lerning så de har god kunnskap om sikkerhetsarbeidet i Scandic.

Økonomi er viktig, men det går selvsagt ikke på bekostning av forventningene og kravene våre om hva som skal være med i de ulike kursene. Scandics policy er at hvert hotell skal ha to brann- og evakueringsøvelser hvert år.

3. Scandic har en felles sikkerhetsmanual og krisemanual. Brannvernplanen er tilpasset til hvert hotell for å fungere optimalt ut ifra lokale forutsetninger.

4. HMS-ansvarlig på hvert hotell og byggeier er ansvarlig for at brannvernplanen er oppdatert. Bestilleren, byggeier og HMS-ansvarlig på hvert hotell samarbeider for å holde brannvernplanen oppdatert. Alle ansatte skal være kjent med brannvernplanen, så alle vet at de har et ansvar for å følge og forstå planen.

5. Vi hører på tilbakemeldinger uansett hvor det kommer fra. Vi arbeider med sikkerhet i konsernet på en konseptuell måte – alla skal gjøre det samme uansett om det snakk om krisegruppearbeid eller å lage rutiner og bedre forutsetninger for å kunne håndtere en brann eller evakuering.