Full kontroll på nøklene

Alle som har hatt noe med nøkler å gjøre kjenner til problemet med å ha full oversikt ved hjelp av manuelle systemer. Når hvem som har nøklene til en hver tid skal loggføres i lister eller bøker, sier det seg selv at det lett kan bli feil i systemet.

Stor forandring

– I løpet av de 12 årene jeg har vært her er Trakas nøkkelsystem den endringen som har betydd mest, sier sikkerhetssjef Ole Andre Heide og forteller oss om sin nye hverdag.

På Grand Hotel er det installert to nøkkelskap, ett ved personalinngangen med 80 nøkkelknipper og ett til stuepikene med 30. Rundt 300 mennesker er loggført i systemet, med kontroll på hvilke nøkler de har lov til å ta ut og hvor lenge de har lov til å ha dem.  Heide og hans medarbeidere kan nå bruke tiden til alt annet enn å levere ut og få tilbake nøkler.

– Før måtte vi ned til personalinngangen for å levere ut nøkler når folk kom på jobb. Nå har de selv tilgang til nøkkelskapet. Selv om det henger 80 knipper der kan de bare ta ut det de har lov til. Både vi og de som skal på jobb sparer tid. Det hendte også at folk glemte å levere eller loggføre at en nøkkel var levert. Hvis slikt skjer nå kan jeg fort se hvem som har den og hvor lenge hun har hatt den ved hjelp av datasystemet. Så kan jeg sende ut en vennlig påminnelse på e-post eller sms, sier Heide som mener absolutt alle brukere er fornøyd. I tillegg til de ansatte har også noen faste eksterne, som heismontør og elektriker, tilgang til nøkkelskapet. Også de er fornøyd med å slippe å vente på å få utlevert nøkler.

Fleksibelt og sikkert

For adgang til nøkkelskap kan man velge kort, kode eller fingeravtrykk, eller en kombinasjon av disse. Grand har valgt fingeravtrykk. For å åpne skapet legger brukeren fingeren på en ”leser”. Inne i skapet kan det være opp til flere tusen nøkler. Brukeren kan allikevel bare fjerne dem hun har lov til. Hvert enkelt knippe er nemlig festet til en IFob, som er ID’n til knippet, der alle data er lagret. På skjermen inne i sikkerhetsrommet ser man med en gang hvem som har nøkkelen og hvor lenge hun har hatt dem. Hvis en nøkkel man trenger ikke er der kan brukeren se hvem som har den på displayet på skapet. Man kan også legge inn at en person bare kan ta ut en nøkkel bestemte ukedager eller i et bestemt tidsrom. Hvis noen glemmer å lukke skapet er det ikke fritt fram for Olsenbanden. Det låser automatisk alle nøklene i posisjon etter bare 20 sekunder.

– Vi hadde en runde med både datatilsynet og hovedtillitsvalgt for å være sikker på å gjøre det med fingeravtrykk på en godkjent måte. Nå er det slik at etter det er registrert kan vi ikke hente opp fingeravtrykket samme hvor mye vi vil, forklarer Heide.

Selve registreringen av alle ansatte i brukerdatabasen ser han på som en liten tidsinvestering i forhold til tiden han har spart siden.

– Alle stuepikene sto i kø for å avlegge fingeravtrykk. Det tok ett par timer så var alle inne i systemet. Softwareprogrammet er også enkelt å lære seg, sier han.

Mer ansvarsbevisst

Både Heide og andre ledere på hotellet mener de ansatte er blitt mer ansvarsbevisst i forhold til bruken av nøkler etter at Traka ble innført. For det første er det enkelt, for det andre er alle feil synlig i systemet og lett å oppspore.

Assisterende husøkonom Anita Salehi som har rundt 50 stuepiker å holde orden på. Både de fast ansatte og tilkallingshjelper har adgang til skapet som rommer 30 nøkkelknipper.

– Dette fungerer veldig bra. Før hendte det jentene glemte å levere eller kvittere ut en nøkkel. Nå passer de mye bedre på selv, sier hun.

Jan Bjørnar Martinsen, som representerer Traka Norge, sier han får tilbakemelding om at i sær når det gjelder bilnøkler blir folk mer ansvarsbevisste.

– Ingen vil jo ha ansvar for en kollegas parkeringsbot eller fartsbot, sier han.

Behov på hotell

Martinsen har forhandlet Traka i Norge i 13 år. Selskapet startet i England i 1995 og ble i 2012 kjøpt av ASSA ABLOY, som er verdensledere på låsesystemer. Store kunder er det nok av: Royal Mail, politiet og British Airways, for å nevne noen. Også i Norge er Posten en av de største kundene, i tillegg til Telenor, Oslo Lufthavn Gardermoen og en rekke mindre firma. De store kundene kan ha flere store skap plassert rundt i hele landet, mens små kommuner som bruker det til hjemmetjenesten kan ha bare ett nøkkelskap med 20 knipper. Hotell er en helt ny kundegruppe.

– Jeg ser klart et behov på hotell. Foreløpig har Grand Hotell og Thon Hotell Gardermoen tatt det i bruk. Jeg har fått gode tilbakemeldinger begge steder, forteller Martinsen som tror Traka har en framtid på både store og små hoteller.

Main Image:

Thumbnail Image: